1.はじめに
 

本ポリシーは、Fonterra Co-operative Group Limited およびそのグループ会社(以下、総称して「当社」といいます。)による採用応募者の個人情報の取扱いに関する情報を提供するものです。

当社では、採用応募者のプライバシーを真摯に受け止めています。当社の職務に応募する際、または職務に関心を示す際、何らかの形で当社と個人情報を共有する場合があります。本ポリシーの目的は、当社が収集する情報、その使用方法、共有する相手、および個人情報に関する権利を行使する方法について説明することです。

本ポリシーでは、以下のように定義しています。

  • 個人情報とは、従業員または契約社員の候補者(推薦者または緊急連絡先など、他の個人について提供された情報を含む)に関する特定または識別可能な個人に関連するすべての情報を意味します。企業に関する情報は個人情報ではありません。ただし、個人事業主、従業員、パートナー、会社役員として活動する個人に関する情報は、個人を特定することができ、個人としての情報に関連する場合は、個人情報に該当する場合があります。
  • 契約社員とは、日当で計算され、当社が直接、または第三者(人材紹介会社など)を通して 3 ヶ月以上雇用される臨時雇用者のことを指します。
     

当社のプライバシーポリシーについて質問がある場合、または当社が保持する個人データへのアクセスや利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止および/または第三者への提供の停止を希望する場合は、当社までご連絡ください(プライバシーポリシーに記載されているお問い合わせ窓口をご覧ください)。

当社は、いつでも本ポリシーを更新または修正する必要がある場合があります。本ポリシーの変更は、常にここに反映され、直ちに、または当社が採用応募者に伝えた時点で効力を発するものとします。本ポリシーは、2018年5月から当社が収集したデータに適用されます。本ポリシーの最後の修正は、2020年6月10日に行われました。

 

2.個人情報の管理責任者は誰ですか?
 

当社およびそのグループ会社は、本ポリシーが適用される範囲内のすべての個人情報の管理者です。
 

3.どのような目的で採用応募者の個人情報を処理するのですか?


3.1 ご質問にお答えするため

お問い合わせフォーム(www.Fonterra.com)または求人情報に記載されたメールアドレスからお問い合わせいただいた場合、当社は採用応募者の個人情報を、採用応募者のご質問に回答するために使用します。

また、当社は、モニタリングと記録保持の目的で、採用応募者が当社で行った採用活動の過程を通じて、採用応募者が質問した内容と当社の採用担当者が回答した内容を記録することがあります。この目的のために、当社は、採用応募者の氏名、連絡先の詳細、当社との通信内容、その他採用応募者の質問に回答するために必要なすべての個人情報を処理します。

3.2 採用と選考のため

採用応募者が当社の職種に興味を示した場合、当社は採用応募者の個人情報を当社の採用システムおよび/または関連システムに保存します。この情報は、採用応募者と連絡を取り、採用応募者の資格や職業的プロフィールが、採用応募者が応募した職種の要件を満たしているかどうかを判断するために使用します。また、当社の他の機会についてお知らせしたり、採用活動やイベントへの参加をお願いするために、この情報を使用することもあります。

個人情報には、採用応募者の連絡先、経験や資格に関する情報(履歴書、職務経歴書、推薦状、ビザの有無、学歴など)、応募に関して採用応募者が当社と交わしたやりとりが含まれることがあります。

また、性別、民族、および該当する場合はiwiの所属などの個人データを収集することがあります(提供することを選択した場合)。当社がこのような情報の収集を依頼する場合、採用応募者は回答を拒否することができます。情報を提供する決定(および提供した情報)、またはオプトアウトの決定は、いかなる職務の選考にも影響を与えません。このような状況で提供された個人情報は、応募者の機会均等のモニタリングと報告のために厳密に使用され、この目的のために使用される場合は統計化されます。これは、当社が多様性とインクルージョンを考慮した職場環境を確実に推進するために役立てています。

当社は、採用応募者の同意に基づいて、および/または、当社に入社する可能性があることを目的として、採用応募者の個人情報を処理します。また、第三者(人材紹介会社、身元調査、採用応募者が指名した推薦者、移民局など)がそのような情報を提供し、情報を収集、処理することについて、採用応募者の同意または別の法的根拠があることを前提に処理を進めることもあります。個人データの処理に法的根拠がない場合は、匿名化されます。

3.3 雇用前の確認および雇用契約依頼のため

採用応募者が当社の従業員として採用される前に、当社は採用応募者の個人データを使用して、採用前/採用時のチェックや、該当する場合は検査を依頼し、採用された場合は雇用契約またはサービスに関する合意を提供するといった雇用プロセスを開始します。どの検査が採用応募者の職務に関連するかは、検査が実施される前に採用応募者にお知らせします。採用応募者は、当社がチェックを実施することを拒否することができますが、その場合、当社での職務を提供する能力に影響を与える可能性があります。

採用応募者が当社に雇用または契約されている場合、当社は、採用応募者の当社での勤務期間中、雇用および契約者の契約プロセス、および採用応募者の雇用または契約の管理を支援するために、採用応募者の個人情報を当社の人事システムに保存し続けます。 このような保存は、法的要件および当社のポリシーに従います。

この目的のために、当社は、連絡先、生年月日、性別、国籍、IDカードまたはパスポートの詳細、雇用形態、経験および資格情報(職歴、教育歴など)、身元調査の結果、ビザ/労働許可証の詳細、納税の詳細、緊急連絡先、推薦状、ボーナスに関するものを含む支払いおよび給与の詳細、保険、所在地についての詳細などの採用応募者の個人情報を処理することがあります。

採用応募者の選考後、関連する法令および税法の遵守状況を監視するために、法律で義務づけられている場合に限り、関係する当局に一定の情報を提供する場合があります。

採用応募者が独立した契約社員である場合、当社は採用応募者とサービスに関する契約を締結し管理するために、同じように採用応募者の個人情報を処理します。

3.4 上記に加えて、当社は、以下に基づいて採用応募者の個人情報を収集し、処理する場合があります。

  • ·        詐欺防止、当社のデータとシステムのセキュリティの維持、当社での雇用機会に関するダイレクトマーケティング、および当社の採用サービスの改善など、当社の正当な事業利益に基づいて個人情報を収集および処理します。当社がこの合法的根拠に依拠して採用応募者の情報を処理するときはいつでも、当社の事業上の利益が採用応募者の権利に優先しないことを確認します。さらに、場合によっては、採用応募者はこの処理に異議を唱える権利を有します。詳細については、セクション7「個人情報に関する権利を行使するにはどうすればよいですか?」をご参照ください。
  • 会計や税務上の要件など、強制的な法的義務の遵守に基づいて個人情報を収集および処理します。これらの義務は、多くの場合、法律で定められた厳格な社内ポリシー(保存期間など)や手続きの対象となります。
  • 採用応募者の同意に基づき、採用応募者の個人情報を収集し、処理します。このような場合、採用応募者はいつでも同意を撤回することができます。また、採用応募者が同意を与える際に、同意が変更された場合の通知方法に関する詳細をお知らせします。

3.5 採用応募者の個人情報の収集方法

採用応募者がサービスセンター、当社の従業員または採用チームにかけた電話のメモまたは録音、送信された電子メールまたは手紙、または当社との連絡ややり取りのその他の記録(当社のウェブサイト上で直接、または採用応募者のウェブサイトなど他の第三者のプラットフォームを介して当社に行われた通信やその他の提出物を含む)など、当社とのやり取りを通じて行います。

採用応募者が当社の施設を物理的に訪問される場合、当社は、当社のセキュリティおよび犯罪防止対策の一環として、CCTVで採用応募者に関する情報を収集することがあります。また、セキュリティと安全衛生を目的として、採用応募者の氏名、連絡先、場合によっては車検証を収集し、採用応募者の当社施設への訪問履歴、無線LAN(その時点で採用応募者に通知される条件による)等の設備を提供することもあります。

人材紹介会社やその他の第三者など、当社とのやりとりに関連する可能性のある、当社が他の情報源から取得した情報より収集することもあります。

 

4. 誰が採用応募者の個人情報にアクセスできるのか?
 

4.1 当社内

  • 採用応募者が関わっている採用プロセスに関与している当社のスタッフまたは当社に代わって行動する代理人のみが、採用応募者の個人情報にアクセスすることができます。 このようなアクセスは、それぞれの職務を遂行するために必要な範囲に限られます。これらのスタッフおよび代理人とは、例えば、当社の採用チーム、人事部の社員、関連する採用責任者、面接する社員などです。
  • 採用応募者の個人情報は、IT、法務、コンプライアンスなどの当社の関連部署がアクセスすることがありますが、採用応募者の従業員または契約社員としての入社に関連し、それぞれの業務を遂行するために必要な範囲に限られます(該当する場合のみ)。
  • 当社のすべての従業員および代理人は、個人情報の使用と処理を対象とする当社のプライバシーポリシーおよび基準を遵守する必要があります。

4.2 社外関係者

当社は、当社の採用活動を支援するために、第三者を利用します。これには、人材紹介会社、身元調査会社、オンライン面接サービスなどが含まれますが、これらに限定されるものではありません。これらの第三者は、当社が採用プロセスを完了できるようにするために、関連する場合、採用応募者の個人情報にアクセスしたり、それを要求したりすることがあります。

外部の関係者が採用応募者の個人情報にアクセスする場合、当社は、必要な範囲で、かつ適用法を遵守して採用応募者の個人情報を処理することに同意するよう、契約上、技術上、組織上の必要な措置を取ります。

当社は、法律または規制により当社に義務がある場合、または採用応募者がこの情報の開示を許可するよう当社に指示を与えた場合にのみ、採用応募者の個人情報を規制当局、税務当局および/または捜査当局に提供します。

採用応募者が虚偽のビザまたは資格などの情報を当社に提供した場合、当社はこの情報を法律/規制当局または関連する機関と共有することを選択する場合があります。

4.3 個人情報の移転

当社は、採用応募者の情報を他の当社グループ会社または社内外のサービスプロバイダー(ニュージーランド以外の国を含む)に転送する必要がある場合があります。当社は、いかなる移転の際にも、採用応募者の個人データが適切に保護され、本ポリシーに従って取り扱われることを保証するための措置を講じるものとします。

4.4 委託先による個人情報の処理

上記3のセクションに記載の利用目的の達成に必要な範囲内で、外部の第三者が、当社の指示に従って、当社のためにのみ採用応募者の個人情報を処理する場合、その第三者は個人データの取り扱いに関する当社の委託先として行動します。例えば、個人情報が処理される採用関連活動のプラットフォームを提供するデータクラウド会社や、希望する職種に関するアドバイスを提供する人材紹介会社などがあります。当社は、委託先と個人情報の処理に関する契約を締結します。この契約には、採用応募者の個人情報を、当社へのサービス提供の目的でのみ委託先に提供し、このポリシーに従って処理するように保護する義務が含まれています。
 

5.個人情報はどのように保護されていますか?
 

当社は、当社のシステムを保護し、採用応募者の個人情報の機密性と安全性を確保するためにあらゆる合理的な努力を行っています。これには、採用応募者の個人情報を、偶発的または違法な破損、不慮の損失、損傷、改ざん、不正な開示またはアクセス、および他のあらゆる形態の違法処理(不必要な収集を含むがこれに限らない)またはさらなる処理から保護するための技術、物理および組織的な措置を講じることが含まれます。
 

6.どれくらいの期間、個人情報を保持しますか?
 

当社は、お問い合わせへの回答や問題の解決、改善された新しいサービスの提供、法的要件の遵守などの必要性を考慮し、提供された目的に必要な期間、採用応募者の個人情報を保持します。

つまり、当社は、採用応募者と当社との最後のやり取りの後、合理的な期間、採用応募者の個人データを保持することがあります。当社が保有する個人情報が不要になった場合、または法律で保有が義務付けられていない場合、当社はその個人情報を破棄、削除、または永久的に匿名化します。

特定の種類の情報についての具体的な保存期間をお知りになりたい場合は、当社までお問い合わせください(プライバシーポリシーに記載されているお問い合わせ窓口をご参照ください)。
 

7.どのようにして個人情報の権利を行使することができますか?
 

採用応募者は、ご自身の個人情報へのアクセスを要求する権利、ならびに特定の状況下において、個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去および/または第三者への提供の停止を要求する権利を有します。また、採用応募者は、ご自身の個人データの処理を制限する権利、データ処理またはデータポータビリティに異議を唱える権利を有する場合があります。

これらの権利を行使するには、当社までご連絡ください(プライバシーポリシーに記載されているお問い合わせ窓口をご参照ください)。当社は、採用応募者の身元および所在地を確認するために、追加的な情報の提供をお願いすることがあります。

一定の目的のために当社がデータを処理することに採用応募者が同意された場合、採用応募者はいつでもその同意を撤回することができます(ただし、遡及的ではなく、採用応募者の撤回は同意がなされた日ではなく、撤回した日から有効になります)。

当社が保有する採用応募者の個人情報が正確、完全かつ最新であることを当社は重要視しています。 採用応募者が当社のウェブサイトのアカウントに登録されている場合、採用応募者はご自身のアカウントにログインして、(機能的に可能な限り)個人データを更新することができます。これが不可能な場合は、当社にご連絡ください(プライバシーポリシーに記載されているお問い合わせ窓口をご参照ください)。

8.苦情を申し立てるにはどうしたらよいですか?
 

当社が採用応募者の個人情報をどのように使用しているかについて苦情を申し立てたい場合は、当社にご連絡ください(プライバシーポリシーに記載されているお問い合わせ窓口をご参照ください)。

当社が採用応募者の懸念を解決できない場合、採用応募者は、当社の対応についてニュージーランド個人情報保護委員会(またはお住いの地域の個人情報保護監督機関)に苦情を申し立てる権利を有します。
 

9.お問い合わせ窓口
 

当社の個人情報の処理方法についてご質問がある場合、当社が保有する採用応募者の個人データへのアクセス、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去および/または第三者への提供の停止を要求する場合、または採用応募者の個人情報の権利侵害について苦情を申し立てたい場合は、プライバシーポリシーに記載のお問い合わせ窓口または下記のプライバシー担当者に書面にてご連絡ください。
 

Fonterra, Privacy Officer
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Auckland 1142
New Zealand

または電子メールで次のアドレスまでご連絡ください: privacy.officer@fonterra.com