Di Fonterra, kami menjaga privasi pelamar kerja dengan serius. Saat Anda melamar, atau menyatakan minat pada, suatu posisi dengan Fonterra, Anda dapat berbagi data pribadi dengan kami dengan cara tertentu. Tujuan Pernyataan Privasi ini adalah untuk mengungkapkan data yang kami kumpulkan, bagaimana kami menggunakannya, dengan siapa kami membagikannya, dan bagaimana Anda dapat menggunakan hak privasi Anda.
Untuk tujuan pernyataan privasi ini:
Data pribadi berarti setiap informasi yang berkaitan dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, yang mungkin merupakan calon karyawan atau kontraktor, termasuk informasi yang diberikan tentang individu lain seperti referensi atau kontak darurat. Data tentang perusahaan bukanlah data pribadi. Namun, informasi tentang individu yang bertindak sebagai pedagang tunggal, karyawan, mitra, dan direktur perusahaan yang mana mereka dapat diidentifikasi secara individual, dan informasi yang berkaitan dengan mereka sebagai individu dapat dianggap sebagai data pribadi.
Kontraktor adalah pekerja paruh waktu profesional yang tarifnya dihitung berdasarkan tarif harian dan dipekerjakan baik secara langsung oleh Fonterra atau melalui pihak ketiga (misalnya agen perekrutan) selama lebih dari tiga bulan.
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang praktik privasi kami atau ingin mengakses atau meminta koreksi terhadap data pribadi Anda, silakan hubungi kami (lihat bagian ‘Hubungi kami’ di bagian bawah pernyataan ini).
Mungkin ada saatnya kami perlu memperbarui atau merevisi pernyataan ini setiap saat. Setiap perubahan pada pernyataan privasi ini akan selalu ditunjukkan di sini dan akan berlaku baik segera atau saat kami memberi tahu Anda. Pernyataan ini berlaku untuk data yang kami kumpulkan sejak Mei 2018. Modifikasi terakhir pada pernyataan ini dibuat pada 10 Juni 2020.
Fonterra dan grup perusahaannya adalah pengendali semua data pribadi dalam cakupan pernyataan privasi ini.
3.1 Untuk menjawab pertanyaan Anda:
Jika Anda menghubungi kami melalui formulir kontak (tersedia di www.Fonterra.com) atau melalui alamat email yang diberikan sehubungan dengan lowongan, kami akan menggunakan data pribadi Anda untuk membalas dan menjawab pertanyaan Anda.
Kami juga dapat merekam pertanyaan yang mungkin Anda ajukan, dan jawaban yang telah diberikan oleh tim rekrutmen kami, selama proses rekrutmen yang Anda lakukan dengan kami untuk tujuan pemantauan dan pencatatan. Untuk tujuan ini, kami memproses nama Anda, detail kontak, korespondensi Anda dengan kami, dan semua data pribadi lainnya yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan Anda.
3.2 Rekrutmen dan seleksi:
Jika Anda telah menunjukkan minat pada suatu jabatan di Fonterra, kami menyimpan data pribadi Anda di sistem rekrutmen kami dan/atau sistem terkait. Kami menggunakan data ini untuk berkomunikasi dengan Anda dan menentukan apakah kualifikasi dan profil profesional Anda memenuhi persyaratan lowongan yang Anda ajukan. Kami juga dapat menggunakan informasi ini untuk memberi tahu Anda tentang peluang lain bersama kami, atau mengundang Anda untuk berpartisipasi dalam kegiatan atau acara rekrutmen.
Data pribadi dapat mencakup detail kontak Anda, pengalaman dan informasi kualifikasi (seperti CV/resume, riwayat pekerjaan, referensi, status visa/hak untuk bekerja sebagaimana berlaku, riwayat pendidikan, dll.) dan korespondensi yang Anda miliki dengan kami tentang lamaran pekerjaan.
Kami juga dapat mengumpulkan data pribadi seperti jenis kelamin, etnis, dan, jika berlaku, afiliasi iwi jika Anda memilih untuk memberikannya. Jika kami meminta untuk mengumpulkan informasi ini, Anda dapat memilih untuk tidak memberikan respons. Keputusan untuk memberikan informasi (dan informasi yang Anda berikan) atau keputusan untuk tidak ikut tidak akan memengaruhi pilihan Anda untuk setiap posisi. Data pribadi yang diberikan dalam keadaan ini digunakan sepenuhnya untuk pemantauan kesempatan yang sama dan pelaporan posisi pelamar dan ditampilkan secara anonim ketika digunakan untuk tujuan ini. Hal ini membantu kami untuk memastikan bahwa kami mengedepankan lingkungan kerja yang beragam dan inklusif.
Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan persetujuan Anda dan/atau untuk tujuan kemungkinan bergabung dengan tim kami. Kami juga dapat mengandalkan pihak ketiga (misalnya agen perekrutan, pemeriksaan latar belakang, referensi yang Anda tunjuk, dan agen imigrasi) untuk memberikan data tersebut dan melanjutkan atas dasar bahwa mereka memiliki persetujuan Anda atau dasar hukum lain untuk mengumpulkan, memproses, dan meneruskan data tersebut kepada kami. Jika mereka tidak memiliki dasar hukum untuk memproses data pribadi, mereka harus menampilkannya secara anonim.
3.3 Kami juga mengumpulkan dan memproses data pribadi Anda berdasarkan:
Sebelum Anda ditawari posisi di Fonterra sebagai karyawan, kami akan menggunakan data pribadi Anda untuk memulai proses ketenagakerjaan seperti meminta pemeriksaan pra-kerja/keterlibatan dan, jika berlaku, penilaian dan jika berhasil, memberikan perjanjian kerja atau perjanjian untuk layanan. Kami akan memberi tahu Anda pemeriksaan mana yang relevan dengan posisi Anda sebelum pemeriksaan dilakukan. Anda dapat menolak untuk mengizinkan kami melakukan pemeriksaan, tetapi hal ini dapat memengaruhi kemampuan kami untuk menawarkan suatu posisi di Fonterra.
Jika Anda dipekerjakan atau dilibatkan oleh kami, kami akan terus menyimpan data pribadi Anda dalam sistem SDM untuk mendukung proses kerja dan keterlibatan kontraktor serta pengelolaan pekerjaan atau keterlibatan Anda sepanjang waktu Anda dengan Fonterra. Penyimpanan tersebut akan dilakukan sesuai dengan persyaratan undang-undang dan kebijakan Fonterra.
Untuk tujuan ini, kami memproses data pribadi Anda, yang dapat mencakup detail kontak, tanggal lahir, jenis kelamin, kebangsaan, etnis, detail kartu identitas atau paspor, status pekerjaan, pengalaman dan informasi kualifikasi (seperti riwayat pekerjaan, riwayat pendidikan, dll.), hasil pemeriksaan latar belakang, detail visa/izin kerja, ketersediaan, detail pajak, kontak darurat, referensi, detail pembayaran dan gaji termasuk yang terkait dengan bonus, asuransi, dan detail tentang lokasi Anda.
Dengan mengikuti pilihan Anda, kami dapat memberikan informasi tertentu kepada kantor imigrasi dan pajak sebagaimana diwajibkan oleh undang-undang untuk memantau kepatuhan kami terhadap undang-undang imigrasi dan perpajakan yang relevan.
Jika Anda seorang kontraktor independen/pekerja paruh waktu, kami akan memproses data pribadi Anda, dengan cara yang sama, untuk membuat dan mengelola perjanjian layanan dengan Anda.
3.4 Kami juga mengumpulkan dan memproses data pribadi Anda berdasarkan:
Kepentingan bisnis sah Fonterra, misalnya, pencegahan penipuan, menjaga keamanan data dan sistem kami, pemasaran langsung (peluang kerja dengan Fonterra), dan meningkatkan layanan rekrutmen kami. Setiap kali kami mengandalkan dasar hukum ini untuk memproses data Anda, kami menilai kepentingan bisnis kami untuk memastikan mereka tidak mengesampingkan hak Anda. Selain itu, dalam beberapa hal, Anda berhak untuk menolak pemrosesan ini. Untuk informasi lebih lanjut, lihat bagian 7 ‘Bagaimana Anda dapat menggunakan hak privasi Anda?’.
Kepatuhan terhadap kewajiban hukum, termasuk misalnya persyaratan akuntansi dan pajak, yang sering kali tunduk pada kebijakan internal yang ketat (seperti periode penyimpanan) dan prosedur yang diwajibkan oleh hukum.
Persetujuan Anda. Dalam situasi ini, Anda dapat menarik persetujuan Anda kapan saja, dan ketika Anda memberikan persetujuan Anda, Anda akan diberikan perincian tentang cara memberi tahu kami ketika Anda berubah pikiran.
3.5 Bagaimana kami mengumpulkan data pribadi Anda:
4.1 Dalam Fonterra
4.2 Pihak eksternal
Hanya anggota staf atau agen Fonterra yang bertindak atas nama Fonterra yang terlibat dalam proses perekrutan Anda yang akan memiliki akses ke data pribadi Anda. Akses tersebut hanya akan sejauh yang diperlukan untuk memenuhi tugas masing-masing. Anggota staf dan agen ini, misalnya, tim rekrutmen kami, karyawan SDM, dan manajer perekrutan serta panel wawancara yang relevan.
Data pribadi Anda dapat diakses oleh departemen lain yang relevan di Fonterra seperti departemen TI, Hukum, dan Kepatuhan, tetapi hanya sejauh yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka sehubungan dengan orientasi Anda sebagai karyawan atau kontraktor (sebagaimana berlaku).
Semua karyawan dan agen Fonterra harus mematuhi Kebijakan dan Standar Privasi kami yang mencakup penggunaan dan pemrosesan data pribadi.
4.3 Transfer data pribadi Anda
Kami mungkin perlu mentransfer informasi Anda ke perusahaan grup Fonterra lain atau penyedia layanan internal dan eksternal, termasuk yang ada di negara lain. Kami akan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa data pribadi Anda dilindungi secara memadai selama transfer dan ditangani sesuai dengan pernyataan ini.
4.4 Pemrosesan data pribadi Anda oleh pemroses data
Apabila pihak eksternal memproses data pribadi Anda dengan mengikuti instruksi kami, hanya atas nama kami, ia bertindak sebagai pemroses data. Contohnya termasuk perusahaan cloud data yang menyediakan platform untuk aktivitas terkait rekrutmen tempat data pribadi diproses, atau perusahaan rekrutmen yang memberikan saran tentang aplikasi pilihan. Kami mengadakan perjanjian dengan pemroses data mengenai pemrosesan data pribadi yang mencakup kewajiban untuk menjaga data pribadi Anda sehingga hanya diberikan kepada pemroses data untuk tujuan memberikan layanan kepada kami dan diproses sesuai dengan pernyataan ini.
Kami melakukan semua upaya yang wajar untuk mengamankan sistem kami dan memastikan kerahasiaan dan keamanan data pribadi Anda. Ini termasuk menerapkan langkah-langkah teknis, fisik, dan organisasi untuk melindungi data pribadi Anda dari penghancuran yang tidak disengaja atau melanggar hukum atau kehilangan, kerusakan, perubahan, pengungkapan atau akses yang tidak sah, dan terhadap semua bentuk pemrosesan yang melanggar hukum lainnya (termasuk, tetapi tidak terbatas pada, pengumpulan yang tidak perlu) atau pemrosesan lebih lanjut.
Kami akan menyimpan data pribadi Anda selama diperlukan sesuai dengan tujuan pengumpulannya, dengan mempertimbangkan kebutuhan kami untuk menjawab pertanyaan atau menyelesaikan masalah, memberikan layanan yang lebih baik dan baru, dan mematuhi persyaratan hukum.
Ini berarti bahwa kami dapat menyimpan data pribadi Anda untuk jangka waktu yang wajar setelah terakhir kali Anda berinteraksi dengan kami. Ketika data pribadi yang kami miliki tidak lagi diperlukan atau tidak diwajibkan untuk disimpan oleh hukum, kami akan menghancurkan, menghapus, atau menganonimkannya secara permanen.
Jika Anda ingin mengetahui periode penyimpanan spesifik untuk jenis informasi tertentu, silakan hubungi kami (lihat ‘Hubungi kami’ di bagian bawah pernyataan ini).
Anda berhak meminta akses ke data pribadi Anda, dan dalam beberapa keadaan, meminta perbaikan dan/atau penghapusan data pribadi. Anda juga berhak untuk membatasi pemrosesan data pribadi Anda, atau menolak pemrosesan atau portabilitas data.
Untuk memperoleh hak-hak ini, silakan hubungi kami (lihat ‘Hubungi kami’ di bagian bawah pernyataan ini). Kami mungkin meminta informasi tambahan untuk memverifikasi identitas dan lokasi Anda.
Jika Anda telah memberikan persetujuan Anda kepada kami untuk memproses data untuk tujuan tertentu, Anda dapat menarik persetujuan Anda kapan saja (walaupun tidak berlaku secara surut – penarikan persetujuan Anda akan berlaku sejak tanggal penarikan, bukan sejak tanggal persetujuan diberikan).
Penting bagi kami bahwa data pribadi yang kami simpan akurat, lengkap, dan terkini. Jika Anda adalah pengguna terdaftar dari akun Fonterra (misalnya pada sistem rekrutmen kami), Anda dapat masuk ke akun Anda dan memperbarui data pribadi Anda. Jika hal ini tidak mungkin dilakukan, Anda dapat menghubungi kami (lihat ‘Hubungi kami’ di bagian bawah pernyataan ini).
Jika Anda ingin mengajukan keluhan tentang bagaimana kami menggunakan data pribadi Anda, hubungi kami (lihat bagian ‘Hubungi kami’ di bagian bawah pernyataan ini).
Jika kami tidak dapat menyelesaikan masalah Anda, maka Anda berhak untuk mengajukan keluhan kepada Komisaris Privasi Selandia Baru (atau Otoritas Perlindungan Data lain yang berlaku) tentang tindakan kami.
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang cara kami memproses data pribadi Anda, atau ingin meminta akses, penghapusan, atau koreksi data pribadi Anda yang kami simpan, atau ingin mengajukan keluhan tentang pelanggaran hak privasi Anda, silakan hubungi kami Petugas Privasi secara tertulis di:
Fonterra, Petugas Privasi
Private Bag 92032
Auckland 1142
Selandia Baru
Atau melalui email di: privacy.officer@fonterra.com